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Pour lutter contre la pandémie de COVID-19, la grande majorité du monde est déjà passée au télétravail. La logistique et les chaînes d'approvisionnement continuent de fonctionner quelles que soient les circonstances. L'équipe du groupe de sociétés de transport et de logistique AsstrA effectue également les tâches quotidiennes, mais dans un nouveau format. Ce mode de travail nécessite des aptitudes et des compétences pratiques, car il diffère à la fois par ses inconvénients et ses avantages.
Selon les résultats des recherches de la société Morneau Shepell, 40% des personnes enquêtées se sentent déconnectées de la société parce qu'ils travaillent à l'extérieur du bureau. Le travail à distance vous prive du contact visuel et de la communication personnelle, car il est beaucoup plus aisé de se faire soutenir par un mot aimable au cours de l’exécution d’une tâche, en étant physiquement dans le même espace.
L'organisation du temps et du lieu est un nouveau test pour le travail en dehors du bureau. Dans un lieu d’habitation, les employés ne pourront pas tous recréer un endroit isolé pour travailler. Lorsque les espaces de travail et d'habitation sont combinés, il est difficile d'établir une frontière claire. En raison de l'inaccessibilité à des pauses de communication naturelles avec les collègues, il n'y a pas de moment pour le passage travail- maison- travail. La tentation est grande de s’attarder au travail, de terminer la présentation et de se laisser distraire par les tâches ménagères pendant les heures de travail.
Selon Karina Budinskaya, directrice du centre de formation et de développement d'AsstrA, la faible activité physique pendant la journée est un autre inconvénient du télétravail.
«La distance entre le balcon et la porte du salon de ma maison ne dépasse pas 7 mètres. Dans les bureaux d’AsstrA, aller de mon espace de travail au service comptable prend 7 minutes. Pendant ce temps, je parviens à récupérer du courrier à la réception en cours de route, à prendre rendez-vous avec mes collègues et, tout en faisant du café dans la cuisine, à discuter de quelques affaires courantes. Dans le bureau à domicile il y a un manque de dynamisme», – partage Karina Budinskaya.
Cependant, le travail à distance présente une liste impressionnante d'avantages. Selon les résultats du centre de recherche Superjob, une entreprise sur cinq (22%) a aujourd'hui externalisé ses employés. Par ailleurs, 10% des personnes enquêtées sont intéressées par les services des travailleurs à distance dans l'externalisation.
Les bureaux modernes sont aménagés selon un format d'espace ouvert, et, en conséquence, travailler dans un espace ouvert nécessite un effort pour se concentrer sur la tâche. Les bruits externes, les appels téléphoniques, les conversations dans l'environnement dispersent l'attention et réduisent la productivité. À la maison, après avoir organisé son lieu de travail, il est plus facile de se plonger pleinement dans la tâche à accomplir. Il y a un temps et une humeur pour les «dernières retouches» qui ne pourraient pas être faites au vu de la cadence au bureau.
De plus, le travail à distance a un effet positif sur l'adaptabilité. La contrainte de s'attacher au bureau, comme seul endroit possible pour accomplir des tâches de travail, disparait. Les membres du groupe de travail se tournent progressivement vers des ressources en ligne accessibles pour des conférences et des discussions collectives. En plus de l'adaptabilité, d'autres compétences flexibles (angl. soft skills) se développent également pendant le travail à distance : responsabilité, discipline, pensée créative.
Selon Karina Budinskaya, l'avantage indéniable du travail à distance est le gain de temps sur les préparatifs du matin et le chemin vers le lieu de travail. Le temps normalement consacré aux trajets peut être utilisé pour le développement personnel, la communication avec les proches et le sommeil supplémentaire.
Le travail à distance est une solution pratique, mais il requiert de la discipline, de la motivation et de la détermination. Pour organiser le temps de travail, la méthode Pomodoro est utilisée, qui consiste à diviser le temps en segments de 30 minutes - «promodori». Chaque demi-heure comprend 25 minutes de travail sur le projet et 5 minutes de repos. Pendant la pause, l'auteur de la méthode, Francesco Cirillo, recommande de détourner l'attention de la tâche à effectuer. Après 4 «promodori» il y a lieu se reposer 10-30 minutes.
L'expert en efficacité personnelle, Brian Tracy, conseille chaque jour d'effectuer, tout d’abord, la tâche la plus difficile et désagréable des tâches à venir - «avalez le crapeau». L'achèvement de la tâche apporte une satisfaction et une attitude positive pour la journée. Plus le travail accompli est difficile, plus il y a de joie.
«Commencez chaque matin avec une douche froide, cela vous rechargera d'énergie pour la journée. Pour maintenir la motivation tout en travaillant à domicile, fixez-vous un objectif, écrivez-le sur du papier et placez-le sous vos yeux. Le but visualisé vous rappellera ce que vous recherchez», – recommande la directrice du «Centre de service» Olga Kostanenko.
Natalya Demchenko, responsable pays pour la région Ukraine et responsable de la filiale AsstrA à Kiev, ajoute:
«Dans le plan établi pour la journée, alignez les tâches par priorité, sur le principe «important - pas important» et «urgent - pas urgent». Cela évitera les situations où les délais sont «dépassés».
Dmitry Lagun, Directeur Général du groupe de sociétés AsstrA-Associated Traffic AG, recommande un calendrier détaillé. Il faut distinguer une tâche principale, qui comprend un certain nombre de sous-tâches. À la fin de la journée, résumez les tâches terminées et préparez une liste pour le lendemain.
Une autre astuce consiste à fermer les onglets inutiles dans le navigateur, car les sites ouverts inutiles distraient et dispersent l'attention. Il faudrait une aération régulière de la pièce, un court échauffement pendant la journée et un bon repos le week-end: ce sont des conditions de rythme de travail obligatoires pour Dmitry Lagun.
«Pour ressentir l'esprit d'équipe et le soutien de ses collègues, en effectuant des tâches en mode bureau à domicile, utilisez les messageries instantanées modernes - zoom, WebEx, Skype. Donnez la préférence à un appel vidéo : cela créera un sentiment de présence. De plus, une réunion avec des collègues vous motivera pour avoir l'air soigné pendant la journée», – résume Dmitry Lagun.
