Le travail à distance au cours des cinq dernières années a été associé principalement à la freelance. Aujourd'hui, en raison de l'éclosion de l'épidémie, les entreprises d'une grande variété d'industries se tournent globalement vers ce format de travail. Les employés des entreprises qui n'avaient pas pratiqué le «home office» auparavant, doivent s'adapter au nouveau format du devoir de service. Il est nécessaire de développer une responsabilité accrue et une auto-organisation avec le respect obligatoire des règles de cybersécurité.
L'avantage de travailler à distance dans le groupe international de sociétés AsstrA est apparu bien avant l'état d'urgence. Par conséquent, la transition massive vers le "mode domestique" du travail s'est déroulée en douceur et "sans douleur" pour les processus d’affaires.
À propos de l'organisation du travail à distance, qui vous permet d'attendre en toute sécurité et de manière productive la propagation du virus, Dmitry Lagun, PDG du groupe logistique international des entreprises AsstrA explique.
La pratique du travail à distance chez AsstrA est apparue déjà en 2008. Grâce aux technologies informatiques, les employés peuvent servir les clients, interagir avec les fournisseurs et organiser des vidéoconférences à domicile. Par conséquent, maintenant, avec la transition forcée de certains bureaux en «mode domestique», rien d'extraordinaire ne se produit pour les employés. Le processus de travail ne change pas du tout. C'est un plus, car il n'y a pas de stress inutile. Surtout quand, dans de nombreuses régions, l'atmosphère est déjà proche de la panique.
Les employés du bureau de Shanghai ont été les premiers à passer au mode «home office» depuis janvier 2020. Le bureau de Bergame a commencé à fonctionner à distance à partir de la mi-février. Ensuite les bureaux de Varsovie, Vilnius et Prague sont passés à ce format. Les directeurs d'agence suivent de près la situation dans les régions, adhèrent aux recommandations des autorités et y répondent rapidement. À l'heure actuelle, les bureaux de représentation d’AsstrA à Kiev et à Almaty se sont rajoutés aux bureaux fonctionnant à distance.
- Quelles difficultés avez-vous rencontrées en passant en «home office»? Comment les avez-vous surmontées?
Ce qui nous a sauvé est qu’on a pensé à l'avenir de la technologie et à l'utilisation des perspectives émergentes il y a 12 ans. Les difficultés objectives sont : les capacités de la bande passante des fournisseurs Internet, l’établissement de relations avec les centres de données, l’organisation de la duplication des canaux de communication, la stabilité du travail du système et la vitesse de réponse.
Ce sont les tâches qui doivent être résolues en construisant une infrastructure informatique centralisée, et bien sûr, la sécurité. Nous présentons toute notre gratitude aux employés des services informatiques qui ont suivi leur temps, parfois même le devançant. Dans l'urgence, de tels problèmes ne peuvent être résolus qualitativement. Car, il y a la nécessité d'une approche équilibrée et d'un investissement impressionnant.
- Quels outils vous ont aidé à passer au télétravail?
Une impulsion sérieuse à la construction d'un nouveau système a été la transition de produits auto-écrits à un puissant système ERP externe. Il a jeté un nouveau regard sur l'architecture informatique. Grâce à cette démarche délibérée, l'entreprise relève aujourd'hui les nouveaux défis de l'époque.
- Comment, du point de vue de l'employeur, organiser avec compétence le travail à distance?
Il est important de construire un système de motivation qui mettra le résultat au premier plan. Ce qui soutiendra l'implication des salariés dans les affaires de l'entreprise. Lorsque vous travaillez à distance, cela est extrêmement important. Il est nécessaire de mettre en œuvre un processus de suivi du temps de travail, dans lequel les informations sur les employés seront affichées: qui travaille, qui se repose, qui est malade, qui est en vacances ou en voyage d'affaires. Il est utile de construire un mécanisme pour évaluer la performance des résultats aussi bien du service que personnels si le modèle d'entreprise l'exige.
Les méthodes agiles - la capacité à travailler avec des itérations et une approche projet - aident également à passer au travail à distance avec un minimum de pertes. Les employés et les gestionnaires doivent pouvoir travailler à distance tout en restant une équipe. Les départements et les groupes de travail doivent être préparés pour les réunions "virtuelles" et les réunions d’information.
Aujourd'hui, l'essentiel est de garder son calme. Tout passera, et cela aussi. En Chine, la situation a duré 2,5 mois, après quoi la tension due à l'épidémie s'est apaisée. Après la quarantaine, les employés de la succursale de Shanghai ont repris le travail de bureau, comme la plupart des entreprises chinoises. La situation en Chine revient progressivement à la normale. Nous espérons qu’en Europe cela ne va pas durer plus longtemps. L'équipe d’AsstrA continue de travailler. Aujourd'hui, la logistique est extrêmement importante, car il y a toujours quelqu'un qui devra livrer des produits essentiels aux magasins et aux consommateurs.